De website www.lendfers.be (hierna: de “Website”) is het professionele bestelplatform van:

Lendfers BV (hierna “Lendfers”, “wij” en “ons”)
Dumortierlaan 115
8300 Knokke-Heist
België
Ondernemingsnummer en btw-nummer: BE 0880.438.316

E-mail: info@lendfers.be
Telefoon: +32 50 60 76 53

Lendfers BV is de vennootschap achter de merken Oscar Luxury (handgemaakte geurkaarsen en navullingen) en Monroe Life (patchwork schapenvachttapijten). Via de Website verkopen wij uitsluitend aan professionele klanten: winkels, horeca, interieurarchitecten en andere ondernemingen. Voor onze consumentenwebshops oscar.luxury en monroe.life geldt een afzonderlijk privacybeleid, dat u op die websites terugvindt.

Hebt u een vraag over uw privacy? Neem gerust contact met ons op. Wij antwoorden u zo snel mogelijk.

1. Waarom dit privacybeleid?

Wie de Website bezoekt (hierna: de “Bezoeker”) of zich als professionele klant registreert en bij ons bestelt (hierna: de “Partner”), deelt vrijwel altijd bepaalde persoonsgegevens met ons. Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee wij u als natuurlijke persoon rechtstreeks of onrechtstreeks kunnen identificeren, zoals uw naam, e-mailadres of telefoonnummer. Ook wanneer u handelt namens een onderneming, blijven de gegevens van de contactpersoon persoonsgegevens.

Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016, hierna de “AVG” of “GDPR”) en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Met dit privacybeleid informeren wij u over welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoelang wij ze bewaren en welke rechten u hebt. Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening of de wetgeving verandert. Belangrijke wijzigingen melden wij aan onze Partners per e-mail of via een melding op de Website. De meest recente versie staat altijd op deze pagina; wij raden u aan ze regelmatig te raadplegen.

2. Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

2.1 Verwerkingsverantwoordelijke

Lendfers BV bepaalt welke persoonsgegevens worden verzameld en met welk doel en met welke middelen ze worden verwerkt. Lendfers is dan ook de “verwerkingsverantwoordelijke” in de zin van de AVG. Voor alle vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u terecht bij info@lendfers.be.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang, gebruik of bekendmaking. De Website werkt uitsluitend over een beveiligde verbinding (https), de beheeromgeving is afgeschermd en de software van de Website wordt regelmatig bijgewerkt. Toegang tot klant- en bestelgegevens is beperkt tot de medewerkers en dienstverleners die ze nodig hebben voor hun taak. Uw wachtwoord bewaren wij uitsluitend in versleutelde vorm en wij vragen er u nooit naar.

2.2 Verwerkers

Lendfers doet een beroep op zorgvuldig gekozen “verwerkers”: ondernemingen die persoonsgegevens verwerken in onze opdracht en volgens onze instructies, en die verplicht zijn de veiligheid en vertrouwelijkheid van die gegevens te waarborgen. Het gaat om de volgende categorieën:

  • ondernemingen voor de hosting, het onderhoud, de beveiliging en de technische ondersteuning van de Website, onder meer Automattic (Jetpack en aanverwante WooCommerce-diensten) en Cloudflare (bescherming van formulieren en de inlogpagina tegen spam en misbruik);
  • ondernemingen voor administratieve doeleinden, zoals ons boekhoudkantoor en onze facturatie- en boekhoudsoftware;
  • ondernemingen voor logistieke doeleinden, zoals de transport- en koerierbedrijven die uw bestelling leveren;
  • ondernemingen voor betalingsdoeleinden, zoals onze bank en, wanneer u voor online betaling kiest, de betaaldienstverlener die de betaling afhandelt;
  • ondernemingen voor het versturen van e-mails en commerciële communicatie;
  • ondernemingen voor de analyse van het gebruik van de Website (bezoekersstatistieken).

Waar de AVG dat vereist, sluiten wij met deze verwerkers een verwerkersovereenkomst, zodat zij dezelfde normen voor gegevensbescherming toepassen als Lendfers.

Sommige van deze dienstverleners zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER), in het bijzonder in de Verenigde Staten. Een doorgifte van persoonsgegevens naar een land buiten de EER gebeurt alleen wanneer de Europese Commissie voor dat land een passend beschermingsniveau heeft vastgesteld, wanneer de ontvanger gecertificeerd is onder het EU-VS Data Privacy Framework, of wanneer wij met de ontvanger de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie hebben gesloten en waar nodig bijkomende waarborgen hebben voorzien.

3. Op welke rechtsgronden verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op een van de volgende rechtsgronden uit de AVG:

  • de uitvoering van de overeenkomst met de Partner, of het nemen van stappen op uw verzoek vóór het sluiten van die overeenkomst: het behandelen van uw registratie als Partner, het beheren van uw account, het uitvoeren en leveren van bestellingen en het beantwoorden van uw vragen;
  • het nakomen van wettelijke verplichtingen, in het bijzonder de boekhoudkundige, fiscale en btw-verplichtingen die verbonden zijn aan de handelsrelatie met de Partner (facturatie, bewaring van boekhoudstukken, controle van btw-nummers);
  • ons gerechtvaardigd belang om aanvragen en vragen van Bezoekers en Partners te beantwoorden, om uitsluitend aan professionele klanten te verkopen en aanvragen daaraan te toetsen, om de Website veilig en goed werkend te houden, om fraude en misbruik te voorkomen en om onze rechten te vrijwaren bij een geschil;
  • ons gerechtvaardigd belang om onze Partners op de hoogte te houden van onze merken, collecties, nieuwe producten en aanbiedingen (direct marketing aan bestaande klanten), waarbij u zich op elk moment kosteloos kunt uitschrijven;
  • uw uitdrukkelijke toestemming, bijvoorbeeld wanneer u zich als Bezoeker inschrijft op commerciële communicatie of wanneer wij niet-noodzakelijke cookies zouden plaatsen. Een gegeven toestemming kunt u altijd intrekken.

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Lendfers verzamelt en verwerkt enkel de persoonsgegevens die ter zake dienend en noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. Welke gegevens wij over u verwerken, hangt af van de manier waarop u de Website gebruikt: een Bezoeker deelt doorgaans veel minder gegevens dan een Partner die een account heeft en bestellingen plaatst.

Partners

  • identificatiegegevens: naam en voornaam van de contactpersoon, functie, gebruikersnaam en (versleuteld) wachtwoord;
  • contactgegevens: e-mailadres, telefoon- en gsm-nummer;
  • bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, btw-nummer (ondernemingsnummer), land en type onderneming (bv. winkel, horeca, interieurarchitect), en bij goedkeuring van uw aanvraag of bij uw eerste bestelling het leverings- en facturatieadres;
  • bestel- en facturatiegegevens: bestelde producten, bestelhistoriek, facturen, leveringsinformatie en betalingsopvolging;
  • betaalgegevens: bij betaling via overschrijving zien wij uw rekeningnummer en de betalingsreferentie op ons bankafschrift; bij online betaling verwerkt de betaaldienstverlener uw kaart- of rekeninggegevens en ontvangen wij enkel de bevestiging van de betaling;
  • personalisatiegegevens: de teksten, namen of logo’s die u ons bezorgt voor gepersonaliseerde producten, zoals een eigen tekst op het label van een kaars;
  • communicatiegegevens: de inhoud van onze e-mails, telefoongesprekken, WhatsApp-berichten en andere contacten, bijvoorbeeld in het kader van klantenservice, klachten of after-sales;
  • elektronische identificatiegegevens: IP-adres, browser- en apparaatgegevens, tijdstip van bezoek, cookies en logbestanden.

Deze gegevens verzamelen wij wanneer u zich registreert als Partner, wanneer wij uw aanvraag beoordelen, wanneer u bestelt en wanneer u met ons communiceert. Ook later kunnen bijkomende gegevens worden verzameld, bijvoorbeeld bij een klacht, een retour of een aanpassing van uw gegevens.

Bezoekers

  • identificatie- en contactgegevens die u zelf meedeelt wanneer u ons een vraag stelt via e-mail, telefoon, WhatsApp of een formulier op de Website: naam, voornaam, bedrijfsnaam, e-mailadres en telefoonnummer;
  • elektronische identificatiegegevens: IP-adres, browser- en apparaatgegevens, tijdstip van bezoek, cookies en logbestanden.

Contacteert u ons via WhatsApp, dan verwerkt ook WhatsApp (Meta) bepaalde gegevens over dat contact volgens zijn eigen privacybeleid.

Wij verzamelen in geen geval gevoelige persoonsgegevens, zoals gegevens over ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, gezondheid of seksuele geaardheid. Wij vragen u dan ook om zulke gegevens niet met ons te delen.

U bezorgt ons uw persoonsgegevens grotendeels zelf en hebt er daardoor een zekere controle over. Wanneer de vereiste gegevens ontbreken, onjuist of onvolledig zijn, kan Lendfers een registratie, bestelling of andere verwerking opschorten of weigeren.

5. Voor welke doeleinden gebruiken wij uw persoonsgegevens?

De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de goede werking van de Website en voor onze dienstverlening aan professionele klanten. Wij verwerken uw gegevens uitsluitend voor de volgende welbepaalde doeleinden.

Partners

  • beoordeling van uw aanvraag: nagaan of uw onderneming in aanmerking komt als professionele klant, onder meer door de controle van uw btw-nummer via VIES, het btw-informatie-uitwisselingssysteem van de Europese Commissie;
  • beheer van uw account en van de handelsrelatie: administratie, orderbeheer, leveringen, facturatie, opvolging van betalingen en van de toegekende betalingsvoorwaarden, klantenservice, klachten en after-sales;
  • productie van gepersonaliseerde producten volgens de gegevens die u aanlevert;
  • commerciële communicatie over onze merken, collecties, nieuwe producten en aanbiedingen; u kunt zich hiervoor op elk moment uitschrijven via de link in elke e-mail of door ons een bericht te sturen.

Bezoekers

  • het beantwoorden van uw vragen en aanvragen, bijvoorbeeld wanneer u informatie vraagt over een samenwerking als Partner;
  • commerciële communicatie, uitsluitend wanneer u daarmee uitdrukkelijk hebt ingestemd; u kunt die toestemming op elk moment intrekken.

Bezoekers en Partners

  • het beheer van geschillen en de vrijwaring van onze rechten;
  • de bescherming van de Website en van Lendfers tegen fraude, misbruik en inbreuken.

Daarnaast gebruiken wij cookies om de Website goed te laten werken, om u als ingelogde Partner te herkennen, om uw winkelwagen en taalkeuze te onthouden en om fouten op te sporen en te verhelpen. Meer daarover leest u in punt 11. Bij een bezoek aan de Website verzamelen wij ook enkele gegevens voor statistische doeleinden, zoals de vermoedelijke regio, het tijdstip van het bezoek en de bezochte pagina’s, om het gebruik van de Website te verbeteren. Die statistieken zijn geaggregeerd en niet tot u herleidbaar.

6. Wie ontvangt uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden in de eerste plaats intern gebruikt binnen Lendfers BV, voor onze merken Oscar Luxury en Monroe Life. Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit en geven ze niet door aan derden, behalve:

  • aan de in punt 2.2 vermelde verwerkers, in de mate die nodig is om hun opdracht uit te voeren;
  • wanneer de doorgifte noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, bijvoorbeeld aan de vervoerder die uw bestelling levert;
  • wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld tegenover de belastingadministratie of gerechtelijke instanties;
  • wanneer u ons daarvoor vooraf uw uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven.

7. Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld, of dan wettelijk verplicht is. Concreet:

  • gegevens van uw Partneraccount: zolang uw account actief is en daarna tot tien jaar na uw laatste bestelling of uw laatste contact met ons, in lijn met de wettelijke bewaartermijn voor boekhoudstukken en de verjaringstermijn voor contractuele vorderingen; daarna verwijderen of anonimiseren wij ze;
  • registraties die niet werden goedgekeurd of niet werden voltooid: maximaal twaalf maanden na de aanvraag;
  • bestellingen, facturen, betalingsbewijzen en andere boekhoudstukken: tien jaar, in overeenstemming met de Belgische boekhoud- en btw-wetgeving;
  • gegevens voor gepersonaliseerde producten: als onderdeel van uw bestelhistoriek, zodat u eenvoudig opnieuw kunt bestellen; u kunt ons vragen ze eerder te verwijderen;
  • vragen en berichten van Bezoekers: tot twaalf maanden na de laatste communicatie, tenzij daaruit een samenwerking volgt;
  • gegevens voor commerciële communicatie: tot u zich uitschrijft of uw toestemming intrekt;
  • technische logbestanden en beveiligingsgegevens: maximaal twaalf maanden;
  • cookies: de bewaartermijn per cookie vindt u in punt 11.

Zodra de bewaartermijn verstreken is of u geldig uw recht op wissing uitoefent, verwijderen wij de gegevens uit onze systemen of maken wij ze anoniem. Gewiste gegevens kunnen tijdelijk nog aanwezig zijn in back-ups, die volgens een vaste cyclus worden overschreven.

8. Wat zijn uw rechten?

8.1 Recht op een rechtmatige en veilige verwerking

Uw persoonsgegevens worden steeds verwerkt voor de legitieme doeleinden uit punt 5, op een passende, relevante en proportionele manier, en niet langer bewaard dan nodig om die doeleinden te bereiken.

8.2 Recht op inzage

U hebt het recht om van ons te vernemen of wij persoonsgegevens over u verwerken en, als dat zo is, om die gegevens in te kijken en er een kopie van te ontvangen, samen met informatie over de doeleinden, de categorieën van gegevens, de ontvangers, de bewaartermijn en de herkomst van de gegevens. Als Partner kunt u de meeste van uw gegevens ook rechtstreeks raadplegen in uw account op de Website.

8.3 Recht op verbetering

Onjuiste of onvolledige gegevens kunt u laten verbeteren of aanvullen. Als Partner kunt u de meeste gegevens zelf aanpassen in uw account (“Mijn account”); voor andere aanpassingen, bijvoorbeeld van uw bedrijfsnaam of btw-nummer, stuurt u ons een verzoek. Wij vragen u om uw gegevens actueel te houden, zodat facturen en leveringen correct zijn.

8.4 Recht op wissing

In de volgende gevallen kunt u vragen om uw persoonsgegevens te wissen:

  • de gegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld;
  • u trekt uw toestemming in en er is geen andere rechtsgrond voor de verwerking;
  • u hebt op rechtmatige wijze bezwaar gemaakt tegen de verwerking;
  • de gegevens worden onrechtmatig verwerkt;
  • de gegevens moeten worden gewist op grond van een wettelijke verplichting.

Gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, zoals facturen en boekhoudstukken, kunnen wij niet wissen vóór het einde van de wettelijke bewaartermijn. Na een wissing kunnen gegevens tijdelijk nog in back-ups aanwezig zijn.

8.5 Recht op beperking van de verwerking

In bepaalde gevallen kunt u vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken: zolang wij de juistheid controleren van gegevens die u betwist, wanneer de verwerking onrechtmatig is maar u de gegevens niet wilt laten wissen, wanneer u de gegevens nodig hebt voor een rechtsvordering, of zolang wij beoordelen of ons gerechtvaardigd belang zwaarder weegt dan uw bezwaar.

8.6 Recht van bezwaar

U kunt zich te allen tijde verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing; wij stoppen die verwerking dan onmiddellijk. Ook tegen andere verwerkingen op grond van ons gerechtvaardigd belang kunt u bezwaar maken om redenen die verband houden met uw specifieke situatie. Wij staken de verwerking dan, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden kunnen aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of tenzij de verwerking nodig is voor een rechtsvordering.

8.7 Recht op overdraagbaarheid

U hebt het recht om de persoonsgegevens die u ons hebt bezorgd en die wij op basis van de overeenkomst of uw toestemming verwerken, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen en, wanneer dat technisch mogelijk is, rechtstreeks aan een andere verwerkingsverantwoordelijke te laten overdragen.

8.8 Recht om uw toestemming in te trekken

Wanneer een verwerking op uw toestemming berust, kunt u die toestemming te allen tijde intrekken, bijvoorbeeld voor commerciële e-mails of niet-noodzakelijke cookies. De intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking. Gegevens die wij nodig hebben voor de uitvoering van een overeenkomst of voor een wettelijke verplichting, mogen wij ook na de intrekking verder verwerken.

8.9 Geen geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen beslissingen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking, met inbegrip van profilering. Elke aanvraag om Partner te worden wordt door een medewerker van Lendfers beoordeeld.

9. Hoe oefent u uw rechten uit?

Om uw rechten uit te oefenen, stuurt u een schriftelijk verzoek naar Lendfers BV, Dumortierlaan 115, 8300 Knokke-Heist, of een e-mail naar info@lendfers.be. Om te vermijden dat iemand anders uw gegevens opvraagt, kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen, bijvoorbeeld door te antwoorden vanaf het e-mailadres van uw account of door een kopie van uw identiteitskaart te bezorgen waarop u de niet-noodzakelijke gegevens (zoals uw rijksregisternummer en foto) hebt afgeschermd.

Wij antwoorden zo snel mogelijk en uiterlijk binnen één maand na ontvangst van uw verzoek. Voor complexe of talrijke verzoeken kan die termijn met twee maanden worden verlengd; wij brengen u daarvan dan op de hoogte. De uitoefening van uw rechten is in principe kosteloos.

10. Klachten

Hebt u opmerkingen of klachten over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, dan vragen wij u die eerst aan ons te melden via info@lendfers.be, zodat wij samen tot een oplossing kunnen komen.

Blijft u nadien ontevreden, dan hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. Voor Lendfers BV is dat de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Bent u gevestigd in een andere lidstaat van de Europese Unie, dan kunt u ook terecht bij de toezichthoudende autoriteit van uw eigen land.

11. Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij uw bezoek aan de Website op uw computer, tablet of smartphone wordt geplaatst. De Website gebruikt in de eerste plaats noodzakelijke cookies, zonder dewelke de Website niet goed werkt:

  • cookies van de webshopsoftware (WooCommerce) die uw winkelwagen en uw sessie onthouden (onder meer woocommerce_cart_hash, woocommerce_items_in_cart en wp_woocommerce_session; maximaal 2 dagen);
  • cookies van WordPress die u als ingelogde Partner herkennen (onder meer wordpress_logged_in en wordpress_sec; tot het einde van uw sessie, of 14 dagen als u “Onthoud mij” aanvinkt);
  • een cookie die uw taalkeuze bewaart (pll_language; 1 jaar);
  • cookies van Cloudflare die de inlogpagina en formulieren beschermen tegen spam en misbruik (onder meer __cf_bm; 30 minuten).

Kiest u bij het afrekenen voor online betaling, dan kan de betaaldienstverlener eigen cookies plaatsen om de betaling veilig te laten verlopen; die vallen onder zijn privacybeleid.

Wij plaatsen geen advertentie- of trackingcookies. Zouden wij in de toekomst niet-noodzakelijke cookies gebruiken, bijvoorbeeld voor statistieken of marketing, dan vragen wij daarvoor eerst uw toestemming via een cookiebanner.

U kunt cookies weigeren of verwijderen via de instellingen van uw browser. Houd er dan rekening mee dat sommige functies van de Website, zoals inloggen en de winkelwagen, mogelijk niet meer werken.

12. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina.

Versie: 27 september 2026